Rangkuman Manajemen (Perencanaan)

Arti Perencanaan:

Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan.

Fungsi perencanaan :

Yakni memilih arah yang paling tepat untuk mencapai hasil yang optimal

Mengapa Perencanaan harus dibuat:

1.       Setiap kita hendak mencapai tujuan dengan baik, berhasil dan berdaya  guna, maka fungsi perencanaan menjadi penting

2.       Tahapan kegiatan yang akan kita lakukan perlu ditetapkan atau direncanakan

3.       Untuk menetapkan disiplin

4.       Untuk melindungi kita dari hambatan

5.       Memberi arah dasar untuk selalu menilai diri

Syarat Perencanaan

1.       Apa saja yang mau dilakukan?

2.       Mengapa/tujuan/alasan melakukan sesuatu?

3.       Siapa saja yang akan melakukan dan siapa dan apa yang akan jadi sasara?

4.       Kapan dilaksanakan?

5.       Dimana dilaksanakan?

6.       Bagaimana langkah dan tahapan dari kegiatan?

Syarat Untuk Merencanakan Suatu Program

1.       Mengenali dan mengerti kebutuhan yang akan direncanakan

2.       Tujuan yang jelas (pendek-menengah-panjang)

3.       Ada rangkaian kegiatan yang jelas

4.       Lingkungan yang mendukung

5.       Waktu yang memungkinkan

Penerapan Perencanaan

Tidak adanya perencanaan yang baik, maka dapat menimbulkan:

•  Pemborosan yang berlebihan
• Pembelian baran-bahan yang tidak jelas
• Kehabisan uang
• Kebutuhan tidak terbeli, tenaga dan waktu terbuang percuma.

Langkah-langkah pembuatan perencanaan

• Penguasaan terhadap masalah yang hendak direncanakan
• Tetapkan tujuan untuk membantu dalam pemenuhan
• kebutuhan
• Menetapkan sasaran
• Membuat desain rencana kegiatan
• Menyusun anggaran belanja program
• Pengendalian dan penilaian 

Perencanaan Anggaran Belanja
Anggaran belanja adalah rencana yang dipersiapkan untuk mengetahui sumber sumber dana yang bisa diperoleh dan biaya-biaya yang harus dikeluarkan

Kegunaan anggaran belanja :

1. Untuk memperkirakan macam dan jumlah biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
2. Untuk emberikan gambaran yang jelas tentang perkiraan dana yang dibutuhkan
3. Sebagai petunjuk dalam pengeluaran dana selama program berjalan

Perlunya Perencanaan di Dalam Organisasi

1. Tanpa rencana manajer tidak dapat mengetahui bagaimana mengorganisasikan orang dan sumber daya secara efektif. Mereka mungkin bahkan tidak mempunyai ide yang jelas mengenai apa yang perlu mereka organisasikan.
2. Tanpa rencana, manajer dan bawahannya hanya mempunyai peluang kecil untuk mencapai sasaran atau mengetahui kapan dan dimana mereka keluar dari jalur.

HIERARKHI  RENCANA ORGANISASI

• Strategic plan (rencana strategis) adalah: rencana yang didesain untuk memenuhi sasaran organisasi secara luas.
• Operational plan (rencana operasional) adalah: rencana yang terperinci tentang kebituhan untuk menggabungkan strategi ke dalam operasi sehari-hari.

PERBEDAAN  RENCANA STRATEGIS  DAN  OPERASIONAL
Rencana strategis dan operasional berbeda dalam tiga hal yang besar yaitu :

• Kurun Waktu : Rencana strategis cenderung untuk melihat ke depan beberapa tahun bahkan dekade.
• Cakupan : Rencana strategis mempengaruhi aktivitas organisasi secara luas, sedangkan rencana operasional mempunyai cakupan yang sempit dan terbatas.

PERENCANAAN  STRATEGIK

Perencanaan Strategik adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi; penentu strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Proses Perencanaan Strategik

• Langkah 1 : penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi,  falsafah maksud, dan tujuan organisasi.
• Langkah 2 : Pengambangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan  perusahaan.
• Langkah 3 : Analisa lingkungan eksternal, untuk mengidentifikasi cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/budaya, politik yang secara tidak  langsung mempengaruhi organisasi.
• Langkah 4 : Analisa internal perusahaan- kekuatan dan kelemahan organisasi. Analisa dilakukan dengan membandingkan profil perusahaan dengan lingkungan eksternal.
• Langkah 5 : Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik Identifikasi tujuan dan strategi, analisa              lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi dipadukan pada langkah kelima.
• Langkah 6 : Pembuatan keputusan strategik, mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan                         berbagai alternatif strategik.
• Langkah 7 : Pengembangan strategi perusahaan, setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu dijabarkan ke dalam sasaran jangka pendek dan strategi  operasional.
• Langkah 8 : Implementasi strategi yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasiokan strategi
• Langkah 9 : Peninjauan kembali dan evaluasi. Proses ini sering disebut “Strategic control.”

Kebaikan dan kelemahan Perencanaan strategik

• Kebaikan utama perencanaan strategik adalah memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi
• Kebaikan penting perencanaan strategik lainnya adalah membantu para manajer dalam pembuatan keputusan
• Kelemahan utama perencanaan strategik formal adalah memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup banyak, penetapan an pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya, cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko

Hambatan perencanaan efektif

1.       Kurang pengetahuan tentang organisasi

2.       Kurang pengetahuan tentang lingkungan

3.       Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

4.       Kesulitan perencanaan

5.       Biaya

6.       Takut gagal

7.       Kurang percaya diri

8.       Ketidak tersediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif

Kriteria Penilaian

Beberapa kriteria yang digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan antara lain:

1.       Kegunaan,

2.       ketepatan dan obyektivitas

3.       Ruang lingkup

4.       Efektivitas biaya

5.       kuntabilitas, dan ketepatan waktu